Lomakkeiden täyttäminen, asiakirjojen allekirjoittaminen ja digitaalisten allekirjoitusten luominen suoraan iPadilla tuntui tieteiskirjallisuudelta muutama vuosi sitten. Nykyään se on kuitenkin mahdollista tehdä nopeasti, helposti ja ammattimaisesti, välttäen asiakirjojen tulostamisen, käsin allekirjoittamisen, skannaamisen ja lähettämisen vaivan. IPadOS-käyttöjärjestelmän natiivien ominaisuuksien ja viiden erikoissovelluksen ansiosta voit hallita kaikkia dokumenttejasi mistä tahansa, turvallisesti ja nopeasti.
Parasta on, että sinun ei tarvitse olla tekniikan asiantuntija aloittaaksesi lomakkeiden allekirjoittamisen ja täyttämisen iPadillasi. Sisäänrakennetuista sovelluksista, kuten Markup, tehokkaisiin ulkoisiin työkaluihin, kuten PDF Expert tai PDFelement, voit valita tarpeisiisi parhaiten sopivan menetelmän. Alta löydät tietoa siitä, kuinka saat kaiken irti Apple-laitteestasi ja luovut paperista ja tulostimesta lopullisesti.
Asiakirjojen täyttämisen ja allekirjoittamisen edut iPadilla
Digitaalisten dokumenttien hallinta iPadilla Säästä aikaa, vähennä virheitä ja helpota minkä tahansa tiedoston allekirjoittamista tai täyttämistä missä tahansa.. Lisäksi, et ole riippuvainen tulostimista tai skannereista, mikä myös säästää paperia ja mustetta. Se on täydellinen ratkaisu, jos sinun on täytettävä ja lähetettävä sopimuksia, laskuja, lomakkeita tai muita kiireellisiä asiakirjoja poistumatta kotoa tai toimistosta.
- siirrettävyysPidät iPadia aina käden ulottuvilla allekirjoittaaksesi tai täyttääksesi asiakirjoja missä tahansa.
- tehokkuusUnohda vanhat tulostus-, allekirjoitus- ja skannausprosessit.
- nopeuttaKoko prosessi voidaan tehdä muutamassa minuutissa.
- laillisuusUseimmissa toimenpiteissä digitaalinen käsin kirjoitettu allekirjoitus on aivan yhtä pätevä kuin perinteinen.
- Ei lisäkustannuksia: : Päätoimintoja voi käyttää ilmaiseksi joko itse järjestelmän kanssa tai sovellusten kanssa, joista on saatavilla ilmaisversioita.
Lomakkeiden täyttö- ja asiakirjojen allekirjoittamismenetelmät iPadilla
iPadilla on useita tapoja täyttää, allekirjoittaa ja luoda allekirjoituksia käyttöjärjestelmän sisäänrakennetuista asetuksista edistyneisiin PDF-muokkaussovelluksiin. Kaikki riippuu asiakirjan tyypistä, siitä, tarvitsetko kertaluonteisen allekirjoituksen vai useita allekirjoituksia, ja lomakkeen monimutkaisuudesta. Alla tarkastelemme suositelluimpia menetelmiä:
1. iPadOS:n natiivi puhelinverkkoyhteysominaisuus
Työkalu Merkintä Se on natiivi ominaisuus, jonka Apple integroi suoraan iOS:ään ja iPadOS:ään. Voit käyttää sitä useista sovelluksista, kuten Mailista, Tiedostoista, Kuvat-sovelluksesta tai jopa kuvakaappauksia muokattaessa. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen PDF-tiedostojen nopeaan allekirjoittamiseen ilman, että tarvitsee asentaa mitään ylimääräistä.
Miten se toimii? Kun avaat PDF-tiedoston tai kuvan yhteensopivassa sovelluksessa, napauta kynäkuvaketta (yleensä yläkulmassa). Valitse sitten allekirjoitusvaihtoehto. Jos tämä on ensimmäinen kertasi, voit luoda sen sormella tai Apple Pencilillä. iPad tallentaa allekirjoituksen luomisen jälkeen, jolloin voit käyttää sitä uudelleen tulevaisuudessa. Voit luoda useita allekirjoituksia, kuten nimikirjaimia, koko nimen tai lempinimiä, ja poistaa ne, kun niitä ei enää tarvita.
- Useita allekirjoituksiaLuo ja tallenna erilaisia allekirjoituksia (nimi, nimikirjaimet, aliakset).
- tahdistusJos käytät samaa Apple ID:tä useilla laitteilla, allekirjoituksesi synkronoituvat automaattisesti.
- Helppo pyyhkiä poisSoittaminen-kohdasta voit hallita ja poistaa luotuja allekirjoituksia.
Yhteenvetovaiheet allekirjoittamiseen Merkinnällä:
- Avaa dokumentti yhteensopivassa sovelluksessa (Sähköposti, Tiedostot, Kuvat jne.)
- Napauta merkintäkuvaketta (kynä).
- Valitse +-painike ja valitse Allekirjoitus.
- Jos sinulla ei ole tallennettua allekirjoitusta, luo sellainen sormellasi tai Apple Pencilillä.
- Aseta allekirjoitus oikeaan paikkaan asiakirjassa ja säädä sen kokoa tai sijaintia tarpeen mukaan.
Allekirjoituksen lisäksi Merkintä-ominaisuudella voit täyttää kenttiä ei-vuorovaikutteisissa dokumenteissa, lisätä muistiinpanoja, nuolia, valintaruutuja ja paljon muuta.
2. Täytä ja allekirjoita PDF-tiedosto PDF Expertillä
PDF-asiantuntija Se on yksi Applen ekosysteemin tunnetuimmista sovelluksista PDF-lomakkeiden muokkaamiseen, allekirjoittamiseen ja täyttämiseen. Se on erittäin intuitiivinen käyttää ja kattaa sekä interaktiiviset lomakkeet (muokattavissa kentissä) että ei-interaktiiviset lomakkeet (skannatut tai staattiset).
PDF Expertin tärkeimmät ominaisuudet:
- Täytä muokattavat kentät: Napauta kenttiä kirjoittaaksesi, valitaksesi ruutuja tai valitaksesi vaihtoehtoja avattavista luetteloista.
- Työkalut ei-vuorovaikutteisille kentille: Lisää tekstiä, valintamerkkejä tai ristejä, päivämääriä ja muita merkintöjä manuaalisesti paikkoihin, joissa ei ole muokattavia kenttiä.
- Allekirjoitusten luominen ja hallinta: Voit luoda henkilökohtaisen allekirjoituksen ja käyttää sitä niin monta kertaa kuin haluat. Voit jopa lisätä kolmannen osapuolen (esimerkiksi asiakkaan) allekirjoituksen.
- Nopea pyyhkiminen: Poista kaikki tiedot PDF-lomakkeesta tai yksittäisiä kenttiä vain muutamalla napautuksella.
- yhteensopivuus: Tukee Adobe AcroForms -lomakkeita ja staattisia XFA-lomakkeita, mutta ei dynaamisia LiveCycle XFA -lomakkeita.
- Lisäturva: Voit tallentaa lomakkeesta litistetyn kopion estääksesi sen muokkaamisen myöhemmin.
PDF-lomakkeen täyttämisen vaiheet PDF Expertillä:
- Lataa PDF Expert App Storesta.
- Avaa täytettävä PDF-lomake.
- Napsauta kutakin tekstikenttää tai valintaruutua ja täytä se.
- Ei-vuorovaikutteisten lomakkeiden osalta käytä teksti-, merkintä- ja päivämäärätyökaluja tietojen manuaaliseen täydentämiseen.
- Kun olet valmis, voit jakaa lomakkeen tai tallentaa sen pysyvänä kopiona.
Tämä sovellus on ihanteellinen, jos työskentelet usein PDF-dokumenttien kanssa ja tarvitset vaivattoman ja kaiken kattavan ratkaisun.
3. Asiakirjojen allekirjoittaminen Mailin ja muiden Apple-sovellusten avulla
Monet käyttäjät eivät vieläkään tiedä, että sovellus posti iPadin avulla voit lisätä allekirjoituksia sähköpostien PDF-liitteisiin. Se on nopea ja helppo ratkaisu allekirjoitettuihin dokumentteihin vastaamiseen ja niiden palauttamiseen poistumatta Applen omasta ympäristöstä.
Miten se tehdään? Avaa vain PDF-liitteen sisältävä sähköposti Mailissa, napauta liitettä ja valitse sitten Merkintä-vaihtoehto. Voit allekirjoittaa dokumentin yllä kuvatulla tavalla ja lähettää sen takaisin muutamalla napautuksella. Tämä integrointi on saatavilla myös Tiedostot-sovelluksesta ja nopeasta kuvakaappausten muokkauksesta.
- Asentamatta mitään: Se on oletusarvoisesti sisäänrakennettu funktio.
- Ihanteellinen nopeisiin vastauksiin: sinun ei tarvitse ladata tai vaihtaa sovelluksia.
- Allekirjoituksen synkronointi: Kaikki luodut allekirjoitukset ovat käytettävissä kaikissa laitteissa, joilla on sama Apple ID.
4. Kolmannen osapuolen sovellukset: PDFelement ja muut vaihtoehdot
Jos etsit lisää ominaisuuksia tai sinun on työskenneltävä PDF-tiedostojen kanssa edistyneellä tavalla, on olemassa muita sovelluksia, kuten PDFelement joiden avulla voit allekirjoittaa, muokata ja hallita dokumenttejasi iPadillasi. Esimerkiksi PDFelementin avulla voit luoda käsin kirjoitettuja allekirjoituksia suoraan näytölle tai valokuvista ja lisätä ne helposti dokumenttiisi. Käyttöliittymä on yksinkertainen ja sopii niille, joilla ei ole aiempaa kokemusta PDF-tiedostojen muokkaamisesta.
Hyödyt:
- Edistyneet työkalut: Täydellinen PDF-muokkaus, OCR-tunnistus, asiakirjojen suojaus jne.
- Allekirjoita sormella tai Apple Pencilillä: Valitse allekirjoituksen paksuus ja väri makusi mukaan.
- Helppokäyttöisyys: erittäin intuitiivinen, jopa aloittelijoille.
Allekirjoitusten luominen, tallentaminen ja hallinta iPadilla
Monille ammattilaisille on hyödyllistä, että heillä on useita tallennettuja allekirjoituksia (koko nimi, nimikirjaimet, aliakset) ja että niitä voi helposti poistaa tai muokata. Sekä Markup-työkalu että sovellukset, kuten PDF Expert, mahdollistavat allekirjoitusten nopean hallinnan:
- Uusien yritysten perustaminen: Valitse allekirjoitusominaisuudesta vaihtoehto lisätä uusi allekirjoitus. Voit luoda sen sormella tai Apple Pencilillä.
- Personalización: Valitse eri vaihtoehdoista: nimi, nimikirjaimet tai ammattimainen lempinimi.
- Automaattinen tallennus: iPad tallentaa kaikki allekirjoitukset tulevaa käyttöä varten.
- Eliminaatio: Siirry allekirjoitusten hallintavalikkoon ja poista tarpeettomat allekirjoitukset painamalla poistopainiketta.
Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, jos hallitset eri asiakkaiden tai projektien asiakirjoja ja allekirjoitukset on pidettävä järjestyksessä.
Täytä interaktiivisia ja ei-interaktiivisia lomakkeita iPadilla
Meidän on erotettava toisistaan interaktiiviset PDF-lomakkeet (muokattavien kenttien kanssa) ja ei-interaktiivinen (jossa sinun on kirjoitettava skannatun asiakirjan tai kuvan päälle). Edellä mainitut sovellukset kattavat molemmat tapaukset:
- Interaktiivisissa muodoissa, napauta vain kutakin kenttää ja kirjoita tai valitse vastaava vaihtoehto (teksti, numero, päivämäärä, valintaruutu tai avattava luettelo).
- Ei-interaktiivisissa muodoissa, käytä teksti-, merkintä- tai piirtotyökaluja simuloidaksesi asiakirjan täyttämistä.
Myös jos tarvitset PDF-lomakkeen sisällön poistaminenPDF Expertin kaltaiset sovellukset tarjoavat mahdollisuuden poistaa kaikki syötetyt tiedot tai vain tietyt kentät, mikä on erittäin hyödyllistä, jos olet tehnyt virheen tai sinun on muutettava tietoja ennen lähettämistä.
Vinkkejä dokumenttien allekirjoittamisen tehostamiseen iPadilla
- Säilytä muuttamaton kopio allekirjoitetusta asiakirjasta "litistettynä" kopiona, jos et halua muiden voivan muokata sitä myöhemmin.
- Käytä Apple Penciliä, jos haluat luonnollisempi ja tarkempi allekirjoitus, vaikka voit käyttää myös sormeasi ongelmitta.
- Jos sinulla on kysyttävää digitaalisen allekirjoituksen oikeudellisesta pätevyydestä, tutustu maasi tai toimialasi määräyksiin; useimmissa tapauksissa se riittää henkilökohtaisiin tai liiketoiminnallisiin perusmenettelyihin.
Erot iPadilla ja digitaalisella varmenteella allekirjoittamisen välillä
On tärkeää olla selvä siitä Dokumentin allekirjoittaminen iPadilla Markupin tai vastaavien työkalujen avulla vastaa digitaalista käsin kirjoitettua allekirjoitusta.mikä on pätevä monissa yhteyksissä, mutta ei korvaa kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta digitaalisella varmenteella, jota vaaditaan julkishallinnon virallisissa menettelyissä tai täysin oikeudellisesti pätevissä menettelyissä.
Jos tarvitset digitaalinen allekirjoitus täydellä laillisella todennuksellasinun on asennettava digitaalinen varmenne ja käytettävä yhteensopivia työkaluja joko Macilla tai iPadilla tai käytettävä muita digitaaliseen tunnistautumiseen tarkoitettuja erityisratkaisuja.
Minkä tyyppisiä asiakirjoja voi täyttää ja allekirjoittaa iPadilla?
iPadin ja näiden työkalujen monipuolisuus mahdollistaa hallinnan Sopimukset ja laskut verolomakkeisiin, työhakemuksiin, pankkiasiakirjoihin, lääkärinlausuntoihin tai mihin tahansa PDF-muodossa lähetettyyn lomakkeeseenYleisimpiä tyyppejä ovat:
- Hakemuslomakkeet (työllisyys, pankit, vakuutukset jne.)
- Verolomakkeet (Veroviraston mallit, kuten 1040, W9, W4, W2 jne.)
- Tarjoukset ja arviot
- Vuokra-, palvelu- tai ostosopimukset
- Onnettomuusraportit, luvat, valaehtoiset lausunnot
Mitä tehdä iPadilla täytetyn ja allekirjoitetun asiakirjan jälkeen?
Kun olet täyttänyt ja allekirjoittanut lomakkeen tai asiakirjan, voit tallentaa tai jakaa sen nopeastiSovelluksista käsin voit lähettää allekirjoitetun tiedoston sähköpostitse, ladata sen pilveen (iCloud Drive, Google Drive, Dropbox jne.), jakaa sen WhatsAppin kautta tai muilla tavoilla. Lisäturvallisuuden vuoksi muista tallentaa tiedosto "litistettynä" kopiona estääksesi myöhemmät muokkaukset.
iPad tarjoaa nopean, kätevän ja ammattimaisen ratkaisun PDF-dokumenttien allekirjoittamisen ja täydentämisen hallintaan. Natiivien työkalujen ja erikoissovellusten ansiosta voit unohtaa tulostamisen ja aikaa vievän paperityön ja hallita kaikkia dokumenttejasi mistä ja milloin tahansa. Jos et ole vielä kokeillut digitaalista allekirjoittamista iPadillasi, nyt on loistava aika hyödyntää sen etuja ja siirtyä kohti dokumenttiesi digitointia.